المضيعات لإدارة الوقت
في هذا اليوم سنتحدث بمشيئة الله عن بعض الأسباب التي تضيع الوقت في حياتنا اليومية فلنبدأ بعون الله.
من مضيعات الوقت وكيف نتعامل معها:
1. الاجتماعات غير الفعالة: ولعلاجها أحسن إعداد الاجتماع وتعلم طرقه الفعالة.
2. المقاطعات: إذا كان الشخص مهما فاستمع أما غيره فيمكنك أن تكون صريحا وتؤجله للوقت الذي يناسبك.
3. الانتظار: يضيع وقت كبير أثناء انتظار الأطباء وغيرهم ولكي تستفيد من وقتك كن جاهزا بكتاب أو أوراق تحتاج متابعة ونحوها.
4. المكالمات الهاتفية: حدد مواعيد لإجابة المكالمات وخطط لما تريد أن تقول عندما تتصل.
5. الأوراق الكثيرة: والحل لها استخدم نظام ABCDالذي سنتحدث عنه لاحقا.
6. افتقار التخطيط: والحل لذلك هو استشارة المختصين في كل مجال قبل أن تدخل فيه.
7. عدم التفويض: وهذه مشكلة عظمى نجدها لدى الكثير من الناس حيث يقومون بجميع الأعمال بأنفسهم ولو أنهم وكلوا غيرهم في كثير من الأعمال البسيطة وقاموا هم بالتخطيط لكثر إنتاجهم وعمل معهم غيرهم.
8. الزوار بدون موعد: وهذا دائما ما يكون عندما نقوم بالتخطيط لعمل معين ويأتينا زوار مفاجئون فنجد أن أعمالنا تتأثر ومواعيدنا تختلط وتتداخل والحل لذلك إما أن تخير الزائر بين وقت قصير الآن أو وقت طويل في وقت لاحق والمجرب أن الزوار في الغالب يختارون الوقت الطويل في الوقت اللاحق فبالتالي تواعده في وقتك المخصص للزيارات وتنجز عملك في وقته.
9. الجدل: ويمكنك معرفة النقاش أنه تحول إلى جدل إذا وجدت إحدى النقاط التالية:
a. ارتفاع الأصوات.
b. تكرار نفس الكلام.
c. إنكار البديهيات.
مبدأ ABCD: المقصود منه هو ترتيب الأوراق بحيث لا تتلف ورقة مهمة أو تحتفظ بأوراق ليس لها قيمة وأكثر ما يستخدم إذا كان هناك سكرتير لديك فتقوم بتفهيمه لما تريد ويقوم هو بوضع الأوراق في أماكنها فلا تضيع وقتك في الصف والترتيب.
1. A: إجراء فوري: وهذا النوع من الأوراق لا يحتاج إلى دراسة أو حفظ بل يحتاج منك قرارا فوريا فلا تضيع الوقت ولا تحتفظ بالأوراق بل اتخذ القرار فورا وحولها إلى الشخص المعني.
2. B: دراسة ثم إجراء: وهذا النوع يجب اتخاذ إجراء بشأنه ولكن بعد الدراسة أو الاستشارة أو جمع المعلومات، احتفظ بهذا النوع من الأوراق في درج خاص وأضفها غالى جدول أعمالك.
3. C: أوراق للحفظ: احتفظ بهذه الأوراق في أرشيفك ورتبها وعادة ما تكون هذه الأوراق لها أهمية قانونية أو ذكرى مهمة أو ستحتاج للرجوع إليها خلال أقل من 3 سنوات.
4. D: أوراق إلى سلة المهملات: كل الأوراق التي لا تنطبق عليها التقسيمات أعلاه يجب رميها في سلة المهملات دون تردد وإلا ستجتمع لديك أوراق كثيرة لا تحتاجها.
في هذا اليوم سنتحدث بمشيئة الله عن بعض الأسباب التي تضيع الوقت في حياتنا اليومية فلنبدأ بعون الله.
من مضيعات الوقت وكيف نتعامل معها:
1. الاجتماعات غير الفعالة: ولعلاجها أحسن إعداد الاجتماع وتعلم طرقه الفعالة.
2. المقاطعات: إذا كان الشخص مهما فاستمع أما غيره فيمكنك أن تكون صريحا وتؤجله للوقت الذي يناسبك.
3. الانتظار: يضيع وقت كبير أثناء انتظار الأطباء وغيرهم ولكي تستفيد من وقتك كن جاهزا بكتاب أو أوراق تحتاج متابعة ونحوها.
4. المكالمات الهاتفية: حدد مواعيد لإجابة المكالمات وخطط لما تريد أن تقول عندما تتصل.
5. الأوراق الكثيرة: والحل لها استخدم نظام ABCDالذي سنتحدث عنه لاحقا.
6. افتقار التخطيط: والحل لذلك هو استشارة المختصين في كل مجال قبل أن تدخل فيه.
7. عدم التفويض: وهذه مشكلة عظمى نجدها لدى الكثير من الناس حيث يقومون بجميع الأعمال بأنفسهم ولو أنهم وكلوا غيرهم في كثير من الأعمال البسيطة وقاموا هم بالتخطيط لكثر إنتاجهم وعمل معهم غيرهم.
8. الزوار بدون موعد: وهذا دائما ما يكون عندما نقوم بالتخطيط لعمل معين ويأتينا زوار مفاجئون فنجد أن أعمالنا تتأثر ومواعيدنا تختلط وتتداخل والحل لذلك إما أن تخير الزائر بين وقت قصير الآن أو وقت طويل في وقت لاحق والمجرب أن الزوار في الغالب يختارون الوقت الطويل في الوقت اللاحق فبالتالي تواعده في وقتك المخصص للزيارات وتنجز عملك في وقته.
9. الجدل: ويمكنك معرفة النقاش أنه تحول إلى جدل إذا وجدت إحدى النقاط التالية:
a. ارتفاع الأصوات.
b. تكرار نفس الكلام.
c. إنكار البديهيات.
مبدأ ABCD: المقصود منه هو ترتيب الأوراق بحيث لا تتلف ورقة مهمة أو تحتفظ بأوراق ليس لها قيمة وأكثر ما يستخدم إذا كان هناك سكرتير لديك فتقوم بتفهيمه لما تريد ويقوم هو بوضع الأوراق في أماكنها فلا تضيع وقتك في الصف والترتيب.
1. A: إجراء فوري: وهذا النوع من الأوراق لا يحتاج إلى دراسة أو حفظ بل يحتاج منك قرارا فوريا فلا تضيع الوقت ولا تحتفظ بالأوراق بل اتخذ القرار فورا وحولها إلى الشخص المعني.
2. B: دراسة ثم إجراء: وهذا النوع يجب اتخاذ إجراء بشأنه ولكن بعد الدراسة أو الاستشارة أو جمع المعلومات، احتفظ بهذا النوع من الأوراق في درج خاص وأضفها غالى جدول أعمالك.
3. C: أوراق للحفظ: احتفظ بهذه الأوراق في أرشيفك ورتبها وعادة ما تكون هذه الأوراق لها أهمية قانونية أو ذكرى مهمة أو ستحتاج للرجوع إليها خلال أقل من 3 سنوات.
4. D: أوراق إلى سلة المهملات: كل الأوراق التي لا تنطبق عليها التقسيمات أعلاه يجب رميها في سلة المهملات دون تردد وإلا ستجتمع لديك أوراق كثيرة لا تحتاجها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق